Datenschutzrichtlinie

Safe Swiss Cloud (Hosting, Speicherung und Swiss-LLM-Verarbeitung)

Die Plattform wird auf der ISO-27001-zertifizierten Infrastruktur von Safe Swiss Cloud in der Schweiz betrieben; dort werden sämtliche Inhaltsdaten gespeichert. Safe Swiss Cloud ist ein Schweizer Anbieter und untersteht nicht dem US CLOUD Act. Über Safe Swiss Cloud laufen zudem immer die Anonymisierung, die Audio-Transkription sowie Antworten und Aktenverzeichnis im Aktenraum; wählen Sie «Swiss LLM», auch Rechts-Chat, Dokumentenvergleich, Dokument-Splitter, Timeline und die Texterkennung (OCR). Grundlage ist ein Auftragsbearbeitungsvertrag nach Art. 9 DSG.

Microsoft Azure (KI-Verarbeitung via Azure OpenAI und Texterkennung)

Microsoft Azure wird im Standard-Modus («Azure LLM») für die Verarbeitung von KI-Anfragen und für die Texterkennung gescannter Dokumente (Azure AI Document Intelligence) eingesetzt. Der primäre Standort ist die Region Switzerland North, sodass personenbezogene Daten in der Schweiz verbleiben. Für einzelne Funktionen kann Microsoft weitere Rechenzentren innerhalb der gewählten Geografie (Schweiz/EU) nutzen. Azure OpenAI (Modellbereitstellung): Die Verarbeitung erfolgt bevorzugt in der Schweiz (Region Switzerland North); falls ein spezifisches Modell regional nicht verfügbar ist, erfolgt die Verarbeitung innerhalb der gewählten Geografie (CH/EU). Kein Modelltraining mit unseren Inhalten; Prompts/Outputs können bis zu 30 Tage für Abuse-Monitoring gespeichert werden; Zero-Data-Retention ist auf Anfrage möglich. Optional setzen wir Customer-Managed Keys (CMK) via Azure Key Vault ein. Outlook-Kalender / Microsoft 365 (optional, in RechtsKI Kanzlei): Wenn Sie in RechtsKI Kanzlei Ihren Outlook- bzw. Microsoft-365-Kalender verbinden, gleichen wir Termine über Microsoft Graph in beide Richtungen ab. Wir lesen die E-Mail-Adresse des verbundenen Kontos, Ihre Kalender mit Schreibrecht und deren Termine (Titel, Beginn und Ende, Ort, Beschreibung, Absagestatus). In Ihren Hauptkalender schreiben wir Termine aus RechtsKI Kanzlei: Titel und Zeit, in der Beschreibung Art, Mandat oder Interessent, Ort, Teilnehmende und Notiz; löschen Sie einen Termin in RechtsKI Kanzlei, löschen wir ihn auch dort. Gelesene Termine speichern wir in der Datenbank Ihrer Kanzlei bei Safe Swiss Cloud in der Schweiz, die Zugangsschlüssel verschlüsselt; der Assistent von RechtsKI Kanzlei verarbeitet sie über Azure OpenAI nur, wenn Sie ihn danach fragen. Für die Daten in Ihrem Microsoft-Konto gilt Ihr eigener Vertrag mit Microsoft. Trennen Sie die Verbindung, löschen wir die Zugangsschlüssel; abgeglichene Termine bleiben, bis Sie sie löschen.

• Rechenschaftspflicht (Art. 5 Abs. 2 DSGVO): Microsoft unterstützt uns bei der Erfüllung der Nachweispflichten über geeignete Dokumentationen und Prüfberichte während der gesamten Vertragslaufzeit.
• Einsatz weiterer Subunternehmer (Art. 28 Abs. 2 DSGVO): Microsoft darf nur mit vorheriger Genehmigung weitere Subauftragsbearbeiter einsetzen. Bei allgemeiner Genehmigung informiert Microsoft vorab über Änderungen, sodass wir Einspruch erheben können.
• Weisungsgebundenheit (Art. 28 Abs. 3 DSGVO): Microsoft verarbeitet Daten ausschliesslich auf unsere dokumentierte Weisung. Eine Weitergabe in Drittländer oder an internationale Organisationen erfolgt nur bei entsprechender Rechtsgrundlage. Sollte Microsoft durch zwingendes Recht zu einer Offenlegung verpflichtet sein, wird Microsoft uns hierüber – soweit zulässig – informieren.
• Vertraulichkeit: Alle bei Microsoft beschäftigten Personen, die mit personenbezogenen Daten in Berührung kommen, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet.
• Technische und organisatorische Massnahmen (Art. 32 DSGVO; Art. 1–3 DSV): Microsoft gewährleistet durch Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, Pseudonymisierung, Backup- und Wiederherstellungsverfahren sowie regelmässige Sicherheitsprüfungen ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau.
• Unterstützung bei Betroffenenrechten und DSFA (Art. 28 Abs. 3 lit. e–f DSGVO): Microsoft unterstützt uns, soweit möglich, bei der Beantwortung von Auskunfts-, Lösch- oder Portabilitätsbegehren sowie bei der Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen.
• Rückgabe/Löschung (Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO): Nach Vertragsende werden alle personenbezogenen Daten nach unserer Wahl entweder gelöscht oder zurückgegeben, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
• Nachweise und Audits (Art. 28 Abs. 3 lit. h DSGVO): Microsoft stellt uns die erforderlichen Informationen zur Verfügung und ermöglicht Prüfungen, einschliesslich unabhängiger Audits.
• Haftung für Subauftragsbearbeiter (Art. 28 Abs. 4 DSGVO): Microsoft stellt sicher, dass auch beauftragte Dritte dieselben Datenschutzpflichten erfüllen und haftet für deren Einhaltung.
• Datensicherheitsniveau (Art. 32 DSGVO): Microsoft und wir treffen gemeinsam angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um die Integrität, Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme sicherzustellen.
• Meldung von Datenschutzverletzungen (Art. 33 DSGVO; Art. 24 DSG): Wird Microsoft eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten bekannt, informiert Microsoft uns unverzüglich und stellt alle verfügbaren Informationen gemäss Art. 33 Abs. 3 DSGVO bereit, damit wir unserer Meldepflicht gegenüber dem EDÖB nachkommen können.

Google Firebase (Authentifizierung)

Für die Verwaltung von Benutzerkonten (Registrierung, Login, Passwort-Reset) nutzen wir Google Firebase Authentication. Google Ireland Limited (für EWR/Schweiz) bzw. Google LLC (USA) tritt dabei als Auftragsbearbeiter im Sinne von Art. 9 DSG und Art. 28 DSGVO auf. Google Kalender (optional, in RechtsKI Kanzlei): Wenn Sie in RechtsKI Kanzlei Ihren Google Kalender verbinden, gleichen wir Termine über die Google Calendar API in beide Richtungen ab. Wir lesen die E-Mail-Adresse des verbundenen Kontos, die Liste Ihrer Kalender und die Termine der Kalender, in die Sie schreiben dürfen (Titel, Beginn und Ende, Ort, Beschreibung, Absagestatus). In Ihren Hauptkalender schreiben wir Termine aus RechtsKI Kanzlei: Titel und Zeit, in der Beschreibung Art, Mandat oder Interessent, Ort, Teilnehmende und Notiz; löschen Sie einen Termin in RechtsKI Kanzlei, löschen wir ihn auch dort. Gelesene Termine speichern wir in der Datenbank Ihrer Kanzlei bei Safe Swiss Cloud in der Schweiz, die Zugangsschlüssel verschlüsselt; der Assistent von RechtsKI Kanzlei verarbeitet sie über Azure OpenAI nur, wenn Sie ihn danach fragen. Wir verwenden diese Daten nur, um Ihre Termine in RechtsKI Kanzlei abzugleichen und anzuzeigen; wir verkaufen sie nicht und nutzen sie weder für Werbung noch zum Training von KI-Modellen. Trennen Sie die Verbindung, löschen wir die Zugangsschlüssel; abgeglichene Termine bleiben, bis Sie sie löschen. Die Nutzung und Übertragung von Informationen, die RechtsKI von Google-APIs erhält, an andere Apps entspricht der Google API Services User Data Policy, einschliesslich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use).

• Datenarten:: E-Mail-Adressen; Passwörter (verschlüsselt, Hash-Verfahren); User-Agent-Strings und IP-Adressen (zur Erhöhung der Sicherheit und Missbrauchserkennung)
• Aufbewahrung:: Authentifizierungsdaten verbleiben so lange im System, bis das Nutzerkonto gelöscht wird. Danach werden Daten innert max. 180 Tagen aus Live- und Backup-Systemen entfernt.
• Internationale Datenübertragung:: Firebase Authentication wird in den USA betrieben. Die Übermittlung personenbezogener Daten in die USA ist abgesichert durch: Standardvertragsklauseln (SCC, Version 2021) gemäss Art. 16 DSG und Art. 46 DSGVO; Swiss-U.S. Data Privacy Framework (Stand 2023); zusätzliche technische Massnahmen wie Verschlüsselung und Zugriffsbeschränkungen
• Zertifizierungen und Sicherheitsstandards:: Firebase Authentication ist nach folgenden Standards zertifiziert: ISO 27001 (Informationssicherheitsmanagement); ISO 27017 (Cloud-Sicherheitskontrollen); ISO 27018 (Datenschutz in Public Clouds); SOC 1, SOC 2, SOC 3 (regelmässige Prüfberichte)
• Weisungsgebundenheit: Google verarbeitet Daten ausschliesslich auf dokumentierte Weisung des Kunden.
• Vertraulichkeit: Nur befugte Mitarbeiter mit entsprechender Verschwiegenheitspflicht haben Zugriff auf die Daten.
• Technische und organisatorische Massnahmen: Google setzt umfangreiche TOMs ein, einschliesslich Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmässiger Sicherheitsprüfungen.
• Unterstützung bei Betroffenenrechten: Google unterstützt uns bei der Erfüllung von Auskunfts-, Lösch- und Portabilitätsbegehren gemäss DSG/DSGVO.
• Unterstützung bei DSFA: Google stellt sicher, dass die notwendigen Informationen zur Verfügung stehen, um Datenschutz-Folgenabschätzungen durchzuführen.
• Subauftragsbearbeiter: Google darf Subprozessoren einsetzen, informiert jedoch transparent über deren Einsatz. Diese sind vertraglich verpflichtet, denselben Datenschutzstandards zu genügen.
• Rückgabe/Löschung: Nach Kontoauflösung werden Daten vollständig gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Technische Massnahmen (Auszug):

• Verschlüsselung ruhend/transportiert (z. B. AES-256, TLS 1.2+), Schlüsselverwaltung mit HSM/Key-Vault, Rotation.
• Zugriffskontrollen (MFA, SSO), Netzwerksegmentierung, Least Privilege, Härtung von Endpunkten.
• Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse (z. B. Authentifizierungen, Rollenänderungen); SIEM-Überwachung, Alarmierung, Beweissicherung gemäss DSV.
• Sichere Software-Entwicklung (Code-Reviews, Secrets-Management, Dependency-Scans), Schwachstellen- und Patch-Management, regelmässige Penetrationstests.
• Backup-/Restore-Strategie (regelmässig getestet), Business Continuity & Disaster Recovery.

Organisatorische Massnahmen (Auszug):

• Rollen- und Berechtigungskonzept (JML-Prozess), Vier-Augen-Prinzip & Funktionstrennung in sensiblen Prozessen.
• Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien, Schulungen für Mitarbeitende, Vertraulichkeitsverpflichtungen.
• Auftragsbearbeitung vertraglich geregelt (SCC/DPF wo nötig), Subprozessor-Governance inkl. Änderungs-Benachrichtigung.
• Incident-Response-Prozess inkl. Meldewesen nach DSG/DSV; regelmässige Übungen.
• Datenklassifizierung, Datenminimierung, Pseudonymisierung/Anonymisierung wo möglich; Aufbewahrungs- und Löschkonzept.

Prozess-, Nachweis- und Wirksamkeitskontrollen:

• Umsetzungs- und Dokumentationspflicht: Wir stellen sicher, dass alle beschriebenen Prozesse und Massnahmen tatsächlich umgesetzt und dokumentiert sind (TOM-Nachweise, Verträge mit Auftragsbearbeitern, DSFA-Berichte, Massnahmenpläne).
• Wirksamkeitskontrolle: Regelmässige Reviews/Audits (intern/extern), technische Kontrollen (z. B. Log-Auswertungen, Access-Reviews, Pen-Test-Reports), Management-Bewertungen und kontinuierliche Verbesserung.
• Accountability-Artefakte: Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten, TOM-Inventar, Schulungs-Nachweise, Subprozessor-Liste, Risiko-Register inkl. CAPA-Massnahmen (Corrective/Preventive Actions).
• DSFA-Prozess: Bei hohem Risiko führen wir eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 22 DSG durch: Ergebnisse, Restrisiken und beschlossene TOMs werden dokumentiert, regelmässig überprüft und bei Bedarf aktualisiert.

Hinweise zur Protokollierung & Aufbewahrung (Konkretisierung):

Sicherheitsrelevante Protokolle (Zugriffe/Bearbeitungen) werden so geführt, dass nachträglich überprüfbar ist, ob Daten zweckkonform bearbeitet wurden; die Aufbewahrung erfolgt risikoadäquat und gemäss DSV-Vorgaben. Begründung & Guidance: Die obigen Ergänzungen entsprechen dem EDÖB-Leitfaden zu TOMs (Governance, Umsetzung, Nachweise, Wirksamkeitsprüfung) und operationalisieren die Anforderungen aus DSV/DSG für eine SaaS-Umgebung.

Konkrete Fristen:

• Sicherheits-Logs gemäss Art. 4 DSV (Zugriffe/Bearbeitungen) werden mindestens 12 Monate aufbewahrt.
• Betriebs-/Anwendungslogs ohne Personenbezug: 90 Tage.
• Geschäftsrelevante Unterlagen/Korrespondenz gemäss OR 958f: 10 Jahre.
• KI-Inhaltsdaten: keine dauerhafte Speicherung ohne Einwilligung; bei Nutzung von Azure OpenAI erfolgt dienstseitiges Abuse-Monitoring bis 30 Tage, ohne Training der Modelle.

Archivierung:

Sofern eine gesetzliche Pflicht besteht, werden personenbezogene Daten gemäss Art. 6 Abs. 4 DSG ausschliesslich zu Archivierungszwecken aufbewahrt. Die Archivierung erfolgt ausschliesslich unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben und mit angemessenen technischen und organisatorischen Schutzmassnahmen (z. B. Zugriffsbeschränkung, Verschlüsselung).